73 पटक हेरिएको अहिलेको समयमा इमेल अकाउन्ट नहुनेहरु कमै होलान् । अझ, प्रोफेसनल लाइफमा त इमेल नचलाई सुखै हुँदैन ।
इमेल पठाउनु कुनै गाह्रो काम त होइन, तैपनि यसमा सावधानी अपनाउनुपर्ने केही कुराहरु छन् । यी कुराहरुलाई विचार नपुर्याए इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिको तपाईंप्रति नकारात्मक धारणा बन्न सक्छ । आउनुस, यसबारे १० वटा बुँदामा चर्चा गरौं ।
१. बेअर्थि इमेल नपठाउनुस
इमेल गर्नका लागि कुनै प्रयोजन हुनैपर्छ । तपाईंले कुनै महत्वपूर्ण सूचना वा सन्देश दिन चाहेको, कुनै कुराको अपडेट गराउन खोजेको वा कसैको आग्रहलाई जवाफ दिएको हुनुपर्छ । तपाईं कुनै प्रयोजनबिना इमेल पठाइरहनु हुन्छ भने प्रापकले तपाईं इमेल नखोलि डिलिट गरिदिन सक्छ ।
२. लामो अनुच्छेद नलेख्नुस
यदि थोरै शब्द छन् भने एक अनुच्छेदमै सकिन्छ । तर, यदि तपाईं लामो इमेल लेख्दै हुनुहुन्छ भने छोटा छोटा अनुच्छेद बनाउनुस । यदि ठूला ठूला अनुच्छेद छन् भन्ने पढ्नेलाई झ्याउ लाग्न सक्छ । लामो इमेलहरुलाई विजनेस लेटरको शैलीमा कम्पोज गर्न सकिन्छ ।
३. सामान्य इमेललाई ‘अर्जेन्ट’ भनेर नलेख्नुस
यदि तपाईं सामान्य इमेललाई अर्जेन्ट भनेर लेख्ने बानी छ भने त्यो बानी हटाउनुस । अन्यथा तपाईंको साँच्चिकै अर्जेन्ट इमेललाई पनि प्रयोगकर्ताले बेवास्ता गर्न सक्छन् ।
४. जवाफ दिन नबिर्सिनुस
यदि तपाईं कुनै प्रश्न सोधेर कसैलाई इमेल गर्नुहुन्छ तर जवाफ आउँदैन भने पक्कै पनि चिढिनुहुन्छ । हो, अरुले तपाईंलाई सोधेको प्रश्नमा तपाईंले जवाफ दिनुभएन वा दिन ढिलाई गर्नुभयो भने त्यो व्यक्ति पनि तपाईंसँग चिढिन्छ ।
५. इमेलको विषय र अन्तरवस्तुमा फरक हुनु हुँदैन
इमेल पठाउँदा सकेसम्म विषय लेखेरै पठाउनु उपयुक्त हुन्छ । तर, तपाईंले लेखेको विषय र इमेलको अन्तरवस्तु फरक पर्नु हुँदैन । यदि फरक पर्न गयो भने इमेल पाउने व्यक्ति अन्योलमा पर्न सक्छ । जति हतार भए पनि विषय भने खुलाउनै पर्छ अन्यथा पाउने व्यक्तिले यसलाई स्पाम ठानेर डिलिट हान्न पनि सक्छ ।
